03:19 20 September 2018
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    „Kollegen, Kunden, Chef: Viele Störquellen im Büro“ – So geht effektives Arbeiten

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    Gesellschaft
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    Alexander Boos
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    Endlich Wochenende. Doch mal ehrlich: Wie produktiv waren Sie in der letzten Arbeitswoche? Haben Sie sich öfters im Büro ablenken lassen? „Ständig klingelt das Handy oder ein Kollege hat eine Frage: Das stört den Arbeitsfluss“, erklärt Thomas Mangold, Coach für Selbst- und Zeit-Management aus Wien. Im Sputnik-Interview nennt er Tipps und Lösungen.

    „Man braucht nur bedenken, wie oft wir durchschnittlich im Büro gestört werden“, sagte Thomas Mangold, Coach für Selbst-Management aus Wien, gegenüber Sputnik. „Durch einen Anruf, ein Vibrieren, durch Kunden, durch Kollegen, durch einen Vorgesetzten. Es ist heutzutage wirklich schwer, sich da hochkonzentriert und fokussiert seiner Aufgabe widmen zu können.“

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    Die größten Störquellen seien momentan technischer Art. „Es tauchen am Bildschirm ununterbrochen Pop-Ups auf. E-Mails, die reinkommen. Dazu das Smartphone und das Bedürfnis, immer und überall erreichbar zu sein. Wenn man sich da nicht wirklich schützt, dann ist es sehr schwierig, heutzutage konzentriert am Computer arbeiten zu können.“ Ein wichtiger Schutz sei das effektive und zeitnahe Planen bevorstehender Aufgaben und Projekte im Büro.

    „Eat That Frog“: Zuerst die unangenehmste Aufgabe

    „Die unangenehmste Aufgabe ist insofern zuerst – gleich am Vormittag – zu erledigen, weil ich sie dann aus dem Kopf habe und sie mich nicht mehr belastet“, erklärte er. Diese Methode werde die „Eat That Frog“-Methode genannt, zu Deutsch: „Schluck den Frosch“.

    Zudem rät der Österreicher dazu, den Tag in vier Zeitzonen zu teilen. In der „Block-Zeit“ sollten Büroangestellte hochkonzentriert die alltäglich anfallenden Aufgaben bearbeiten. Die „Reaktions-Zeit“ sei der Teil, „wo ich Telefonate beantworte, auch Messenger-Nachrichten oder E-Mails. Meetings organisiere und dergleichen mehr.“ Ein entscheidender Faktor sei auch die „Puffer-Zeit“. „Sich einfach Zeit freilassen für Dinge, die unvorhergesehen hereinkommen. Wenn ich nämlich solche Puffer-Zeiten nicht habe, dann werden die To-Do-Listen immer länger und ich werde dann überhaupt nicht fertig.“ Die vierte Zeitzone sei „die Freizeit. Auch die sollte man vorab planen und sich sagen: ‚Für mich ist heute der Arbeitstag um so und so viel Uhr beendet.“

    Hilfreiches Zeit-Management-Tool: „Rescue Time“

    Wer am Computer arbeite, dem könne das PC-Tool „RescueTime“ helfen, besser das eigene Zeit-Management abschätzen zu können. Nutze man das Tool einen Tag lang, zeige es ganz genau an, wie lange man auf welchen Seiten unterwegs war. So könne man schnell „Zeitfresser und Ablenkungsquellen“ identifizieren.

    „Das Tool ist insofern hilfreich, weil es mir sagt, ob ich auf der Website, auf der ich mich grade befinde, produktiv bin oder nicht“, so der Experte. „Wenn ich beispielsweise auf Facebook oder Amazon surfe, zeigt mir das Tool an, dass ich momentan unproduktiv bin. Am Ende des Tages gibt es dann einen Produktivitäts-Score, den ich mir anschauen kann und der mir sagt, wie produktiv ich heute war. Alle, die dieses Tool das erste Mal verwenden, sind dann verwundert, wie unproduktiv sie eigentlich sind.“

    „Salami-Taktik“ anwenden

    Seine persönliche Auffassung von Produktivität und effektivem Arbeiten lässt sich anhand folgender Leitfrage ablesen: „Habe ich es am Ende des Arbeitstages geschafft, alle meine Aufgaben abzuarbeiten, die ich mir vorgenommen habe? Oder nicht? Wenn ich tatsächlich alle Aufgaben erledigt habe, dann war ich produktiv.“ Der Coach achte zudem bei seiner Zeitplanung darauf, dass jede Aufgabe in Teil-Aufgaben unterteilt werde, die dann Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Er wende dabei die sogenannte „Salami-Taktik“ an.

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    „Bei großen Projekten sieht man oft vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr, und dann ist es schon wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen. Was sind die Zwischenschritte, die ich tun muss, um zu den Meilensteinen des Projektes zu gelangen?“ Je früher die Planung für ein Projekt abgeschlossen sei, desto erfolgreicher könne es umgesetzt werden.

    Tipps für Selbständige

    Er hat ebenso Tipps für Selbständige parat. „Erst das alte Projekt beenden, bevor man ein neues anfängt. Die Gefahr liegt im Kreislauf, dass man extrem viel beginnt – aber nichts davon fertig bringt. Daher ist es ganz wichtig, sich vorher Regeln zu machen.“

    Thomas Mangold, Jahrgang 1975, arbeitete früher als Sozialpädagoge am Jugendamt der Stadt Wien, wo er verhaltensauffällige Jugendliche betreute. 2013 beschloss er, sich als Coach für Selbstmanagement selbständig zu machen. Seitdem hält er Vorlesungen, spricht auf Konferenzen und gibt Tipps zu den Themen „Zeit-Management“, „Mental-Training“ und „Arbeiten im Büro.“ Online schreibt der Österreicher auch in einem Blog darüber.

    Das Radio-Interview mit Thomas Mangold zum Nachhören:

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